Cómo corregir tus reuniones remotas (que son una chufa)
Las cinco herramientas que Teams debería tener (y cómo las puedes simular) para que las reuniones en remoto dejen de ser un suplicio.
💼🏃♂️Resumen ejecutivo, para vagos o con agenda llena
Las reuniones en remoto no son malas por definición.
Son malas porque las hacemos mal… y porque las herramientas no ayudan.
Te traigo cinco funcionalidades que faltan en Teams (y te explico cómo simularlas):
El portero de las reuniones: no entras si no vienes con los deberes hechos.
El botón Intercambiar Mirada. Para aquella vez que al mirarnos, nos entendemos sin palabras.
El desconectador de despistados. Si vas a contestar correos, te saco de la reu.
El evaluador automático. Para saber DE VERDAD qué reus son útiles y cuáles no.
La Prórroga. Lo mejor de las reuniones sucede DESPUÉS de la reunión.
“La magia real de las conexiones en la ofi no es que estas conexiones fueran mejores, es que es más fácil tenerlas. En remoto no compartimos donuts. Pero si ponemos el esfuerzo necesario, podemos compartir mucho más que eso”
(Intentional connection in the digital office, Seth Godin)
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Si quieres saber más, te lo explico todo aquí.
Y ahora… veamos cómo mejorar tus reuniones en remoto.
1. El portero de las reuniones
El portero de las reuniones es un asistente virtual que asegura dos cosas:
quien convoca ha rellenado la invitación. Al menos con resultado esperado y agenda.
Que quien asiste ha aceptado la reunión y abierto el material enviado (links, adjuntos, docs).
Si cinco minutos antes de la reunión no lo has hecho, la reunión desaparece de tu calendario y no puedes unirte.
¿Te parece duro?
Más duro es que la mitad de la reu se gaste en leer un powerpoint. Y piensa lo que ahorras con la gente que no asiste a una reunión que en realidad no le interesaba.
El primer gran problema de las reuniones no es la duración.
Es que nadie se las prepara.
2. El intercambiador de miradas
En las reuniones presenciales pasan cosas mágicas, como la transmisión del pensamiento.
El que presenta dice algo sorprendente o incorrecto o polémico. Tú me miras, yo te miro y nos entendemos. Transmisión del pensamiento. Con la mirada.
Pero en remoto eso se pierde, porque o miras a la cámara, o miras a la pantalla, pero en realidad no miras a nadie a los ojos cuando ellos te están mirando a ti.
El intercambiador de miradas es un pequeño botón sobre la cámara de cada persona.
Puedes enviar una mirada (cómplice, divertida, sorprendida, alarmada…) a otra persona de la reunión.
La magia está aquí:
👉 la mirada solo aparece si la otra persona también te está mirando a ti. O sea, si a la vez habéis pensado, “Voy a ver qué cara pone con esto que han dicho”.
Y así aumentamos brutalmente la atención, recuperamos comunicación no verbal sin interrumpir y volvemos a sentir que hay personas al otro lado.
El presentador dijo algo. Me miraste, te miré, y nos entendimos sin palabras.
3. El desenchufador de despistados
(o estás aquí, o no estás)
Antes, si alguien se ponía a leer el periódico en mitad de una conversación, nos molestaba. Ahora hacemos lo mismo… pero con el portátil. Y a todos nos parece normal.
La funcionalidad sería así:
Cada reunión tiene un bloc de notas:
una parte pública (para todos),
una privada (solo para ti).
Al acabar la reunión:
todos reciben las notas públicas,
tú recibes además tus notas privadas.
Si escribes durante más de cinco segundos en cualquier otra pantalla que no sea:
el bloc de notas,
o una pantalla compartida,
el sistema te desconecta automáticamente de la reunión.
Cuando dejas de escribir, vuelves a entrar.
Qué conseguimos
Un incentivo real para escuchar y tomar notas.
Que cuando alguien no está prestando atención, todos lo sepamos.
Eliminar el clásico “perdona, se me ha cortado”.
No se te ha cortado. Estabas contestando un chat y solo has vuelto cuando has oído tu nombre.
4. El evaluador automático
(medir para poder mejorar)
Antes de salir de la reunión, el sistema te obliga a evaluarla de una a cinca estrellas.
1: he perdido mi tiempo miserablemente.
5: la mejor reunión de mi vida, menos mal que he venido.
Si alguien ha levantado 1 o 2 dedos, puede (no debe) rellenar un textbox proponiendo una mejora.
La media se publica automáticamente en las notas de la reunión.
Las mejoras se envían al organizador.
Qué conseguimos
Saber si una reunión fue útil o no.
Detectar patrones de reuniones basura.
Empezar a mejorar, porque lo que no se mide no se arregla.
5. La prórroga automática
(donde pasa lo realmente importante)
Lo mejor de muchas reuniones no pasa en la reunión.
Pasa después.
Cuando la gente se levanta.
Cuando recoge el portátil.
Cuando alguien dice “por cierto…”
y suelta la información clave.
La prórroga automática funcionaría así:
Tras salir de la reunión (y evaluar con los dedos),
el sistema te conecta 45 segundos con una o dos personas de esa misma reunión.No se puede cancelar.
45 segundos:
demasiado cortos para incomodar,
suficientemente largos para decir algo valioso.
Qué conseguimos
Recuperar la conversación casual.
Hacer equipo.
Poner un punto y seguido humano, en lugar de un “me desconecto que salto a otra”.
“Ahí es donde entra ‘la máquina de café virtual’. La gente entra y sale de ese chat durante el día de forma natural, para discutir noticias, el último episodio de Juego de Tronos o la receta de tu comida de hoy.
Puede parecer una pérdida de tiempo, pero es una pérdida de tiempo muy valiosa”.
(The Virtual Water Cooler, Remote, Fried and Hanson)
🎯Cómo corregirlo…
Cuando sospeches que la reunión en la que estás va a ser una chufa, propón la evaluación automática de este modo:
Antes de salir de la reu todos escriben en el chat (a la vez) un número del 1 a 5.
Quien escriba un 1 o un 2, le escribe al organizador un chat con la mejora.
Cuando tengas ESA convocatoria sin agenda, pídele al organizador que te cuente el objetivo y quién debería empezar hablando. Con eso ya podrás hacer una intro del objetivo de la reu y pasarle el micro a quien debería empezar.
Si tienes miedo de no preparar tus reuniones, puedes empezar a convocarlas a y 5 en vez de a en punto y así siempre tendrás 5 minutos para ojear la agenda y el material.
Tras cada reu llama a ESA persona clave y haz una prórroga o comenta aquello que te habría gustado decirle sin palabras durante la reu (viene bien si te lo anotas en un cuaderno cuando sucede).
Elige uno de estos cuatro métodos. Pruébalo a la vuelta de navidades y me cuentas qué tal te ha ido.
Porque por más que digamos que las odiamos, las reuniones no van a desaparecer. Por más que algunos titulares de periódico digan lo contrario, el remoto tampoco desaparecerá.
Así que la pregunta interesante es, ¿vas a seguir sufriéndo las reuniones remotas o vas a empezar a mejorarlas?
En navidad, doy regalos…
Regalo 1. Si estás en una mala situación laboral/económica y no te puedes permitir comprar la agenda de tiempo de exposición, pero crees que te vendría bien tenerla, échame un mensaje y lo arreglamos.
Regalo 2. Si llevas un tiempo en paro y no consigues trabajo, me he reservado dos huecos en enero para ayudar con consultoría de carrera. El plan son dos sesiones remotas de 60 minutos aprox. donde vemos:
Casilla de salida: me explicas tu situación actual, tu último trabajo, cómo se relaciona con tus conocimientos y capacidades.
Motivación: qué te gustaría conseguir de la nueva situación laboral que consigas.
Rumbo: chequeamos de tu CV lo que te va ayudar a ir desde dónde estás hacia donde te gustaría estar. Encontramos tu historia laboral, proponemos un formato de CV que tenga sentido y un plan de formación.
Destinos: vemos una sistemática para buscar y analizar empresas en las que puedas aterrizar.
Si te interesa el regalo 1 o el regalo 2, escríbeme durante las navidades y a partir del 7 de enero, hacemos que suceda.