🧠 Lo que no te han contado sobre por qué planificamos
Tienes que planificar. Pero tú y yo sabemos que la planificación no se va a cumplir. Y aun así, sigues planificando. ¿Quieres saber si tiene sentido?
💼🏃♂️Resumen ejecutivo, por si vas con prisa
Planificar es predecir el futuro. Y el futuro cambia cada semana. Pero seguimos haciendo planes como si no pasara nada.
Jugamos a no fallar, no a acertar. Mantenemos planes en los que no creemos o nos casamos con fechas que solo existen en el Gantt.
Entonces, ¿no planificamos? No. Necesitas un plan. Pero no para cumplirlo sino para entender bien cuándo necesitas cambiarlo.
🤹♂️En mi experiencia
Era finales del siglo pasado (sí, suena muy viejo!), yo estudiaba Ingeniería del Software. El proyecto final era hacer una app de escritorio… ¡para Windows 3.11!
Pero lo difícil no era programarla. Llevaba desde los 12 años haciendo cosas más complejas.
La parte difícil (¡y novedosa!) era planificar y hacer seguimiento del proyecto.
En nuestro proyecto usamos Iterative Waterfall.
Y, ¿sabes?, funcionó muy bien. No porque fuera perfecta. Sino porque era una forma clara de trabajo y todos estuvimos de acuerdo en adoptarla.
Saber hacer un plan, y saber cómo ajustarlo, te permite vivir mejor.
“Probablemente sea el único proyecto de vuestras vidas
en los que seáis TAN estrictos con la metodología”, nos dijo el profe.
Y tenía razón.
🚨Dónde está el problema…
Problema #1: El plan en el que nadie cree
La presentación es impecable. El Excel cuadra. Todos asienten.
Pero sabes que el Emperador está desnudo. Y sospechas que, aunque nadie quiera ser el primero en advertirlo… todos lo piensan también.
.- ¿Cómo se retrasa un año un proyecto?
.- Un poco cada día.
Y aunque el retraso se va acumulando mes a mes, nadie cambia el plan… porque cambiarlo da más trabajo hoy que mantener el autoengaño unos meses más.
Pero trabajar contra un plan en el que nadie cree te hará tomar decisiones equivocadas.
Problema #2: El plan en el que crees demasiado
Hay tres tipos de fechas límite:
Te come el tigre. Urgencia real. O lo haces, o mueres (metafóricamente… o no).
Se va el camión del dinero. Si no llegas a tiempo, pierdes una oportunidad real.
Lo pone en el Gantt. ¿La razón de hacer las cosas rápido? Que lo dijiste hace meses.
Distinguir qué tipo de fechas tiene tu proyecto es fundamental. La mayoría de fechas están ahí porque… alguna fecha había que poner!
Pero querer mantener fechas arbitrarias, te hará tomar decisiones equivocadas.
🎭 Tira cómica (o no tanto)
📖Un libro para ayudarte a planificar mejor…
Los planes actúan como una fuerza impulsora contra todo tipo de estupidez, ya que exigen que los asuntos importantes se resuelvan mientras hay tiempo para considerar otras opciones.
Como dijo Abraham Lincoln: «Si tuviera seis horas para talar un árbol, dedicaría cuatro horas a afilar el hacha», lo que entiendo que significa que una preparación inteligente minimiza el trabajo.
Lo tienes en el #8 de la Biblioteca.
🛠️Cómo arreglarlo
Haciendo planes
Haz planes. Pero hazlos bien. Un buen plan de innovación tiene que:
ser fácil de cambiar (porque vas a tener que hacerlo)
indicar la incertidumbre (porque la hay)
responder a 5 preguntas clave, en este orden:
¿Por qué? Si tienes un buen porqué, el resto irá encajando.
¿Qué? Define lo que vas a entregar (ojo que este orden es diferente al del Golden Circle de Sinek porque el habla de producto y yo de proyecto)
Y ahora vienen las restricciones…
¿Quién? Compones el equipo según el presupuesto y el alcance. Con los mimbres que tienes harás el mejor cesto.
¿Cómo? Estás limitado a las tecnologías disponibles.
¿Cuándo? Busca las fechas REALES en las que deberías conseguir cosas.
Los planes son inútiles, pero planificar lo es todo. La definición de "emergencia” es que es inesperada, así que nunca va a suceder de la forma en que la planificaste.
Eisenhower - Public Papers of the Presidents of the United States
(este tipo planificó la invasión de África del Norte, así que algo sabrá del tema)
Cumpliendo planes
👉 Cuando te digan “para el viernes”, no respondas “no llegamos”. Responde: “¿Qué pasa si no lo tenemos para el viernes?”
Puede que te respondan:
Se nos come el tigre (p.e. “Es el Black Friday y tenemos que aprovecharlo”) Más vale que corras. Cuando estés a salvo, tendrás que descansar.
Se va el camión del dinero (p.e. “Hay que mostrar una demo para captar un cliente.”) Entonces haz solo la demo. Cuando vas a perder la oportunidad, haz lo que tenga sentido para agarrar la oportunidad. Pero solo eso.
Es que lo pusiste en el Gantt. Si la única razón por la que has de seguir el plan es porque lo pusiste en el plan, recuerda que no tienes un plan para cumplirlo, sino para entender bien cuándo, por el bien del proyecto, necesitas cambiarlo.
Cambiando planes
Recuerda. No tienes un plan para cumplirlo. Tienes un plan para enterarte bien de cuándo necesitas cambiarlo.
Tu plan tiene que integrar la incertidumbre. Si quieres predictibilidad, vete a dirigir una línea de montaje.
Todos los cambios son buenos (ahora tienes más info, así que puedes planificar mejor)
Tu trabajo es encontrar, para cada situación, los cambios MEJORES.
Admitir (e integrar en el plan) un retraso de un mes con respecto al plan, suele ser un ahorro de dos meses con respecto a lo que habría sido la realidad si no cambias el plan.
Crea el plan rápido. Ponte en marcha. Y cambia el plan continuamente. Para hacer el plan (y el proyecto) MEJOR.
“Debes planificar. Debes estar preparado para planificar.
La falta de tiempo NO es una excusa”
— Jason Fried, en Inc.com
(el tío fundó una empresa justo antes del crack de las .com
y lleva 26 años en el negocio, así que algo sabrá del tema)
🧠 Para tu próxima vez…
La capacidad de hacer planes ayuda a lanzar los proyectos.
La capacidad de saberlos cambiar a tiempo ayuda a terminarlos.
La próxima vez que planifiques, piensa en cómo vas a poder cambiarlo. Si ajustarlo te va a costar la vida, no es un buen plan.
La próxima vez que detectes un retraso, piensa si tu reacción es apretar para camuflarlo o analizar para corregirlo. Si estás pendiente de forzar para llegar, no tendrás tiempo para corregir el problema raíz.
Y, sobre todo, integra la incertidumbre dentro de tu plan. Un plan que transmite una seguridad falsa, es una bomba de relojería lista para explotarte en la cara.